Competentiematrix voorbeeld: zo ziet een goed document eruit

Jan Willem de Boer

Redacteur ISO & Kwaliteitsmanagement

De basis: Wie zijn we en wat kunnen ze?

Een competentiematrix begint altijd met twee dingen: de namen van je mensen en de skills die je nodig hebt. De meeste fouten worden hier gemaakt. Mensen zetten te veel op of te weinig. BouwPartner houdt het simpel. Ze hebben een bouwtekeningen-afdeling en een uitvoering-ploeg. In de matrix zetten ze alleen de harde, meetbare vaardigheden. Geen gedoe met 'samenwerken' of 'leiderschap'. Dat is vaag.

Je zet de functienamen bovenaan, niet per se de persoon. Als Jan van Dijk weggaat, moet de matrix blijven werken. De kolommen zijn de vaardigheden. Bij BouwPartner zijn dat dingen als 'AutoCAD', 'BIM', 'Veiligheid VCA' en 'Begrotingen'. De rijen zijn de functies zoals 'Tekenaar', 'Uitvoerder' en 'Projectleider'. Dit zorgt voor een strakke structuur die je makkelijk aanpast.

Schema BouwPartner - Afdeling Projecten Functie | AutoCAD 2D | AutoCAD 3D | BIM Coordinatie | VCA VOL | Calculatie --- | --- | --- | --- | --- | --- Tekenaar | Goed | Voldoende | Onvoldoende | N.v.t. | N.v.t. Uitvoerder | Onvoldoende | Onvoldoende | N.v.t. | Goed | Goed Projectleider | N.v.t. | N.v.t. | N.v.t. | Goed | Goed Junior Calculator | Voldoende | Onvoldoende | Onvoldoende | N.v.t. | Goed

Waarom dit zo staat? Omdat het direct duidelijk maakt waar de gaten zitten. Je ziet in één oogopslag dat de Junior Calculator wel kan rekenen, maar nog geen BIM-ervaring heeft. De Uitvoerder heeft het VCA-papier op orde, maar kan geen tekening lezen. Dat is de kracht van een matrix: geen verborgen problemen.

De scores: Stop met cijfers, gebruik kleur en tekst

Vermijd cijfers als 1, 2, 3, 4 en 5. Dat is een amateuristische valkuil. De een vindt een '3' een voldoende, de ander een 'onvoldoende'. BouwPartner werkt met duidelijke niveaus. Geen grijze gebieden. We gebruiken drie statussen: 'Goed', 'Voldoende' en 'Onvoldoende'. Daarnaast is er 'N.v.t.' (Niet van toepassing). Dat is alles.

Hier is de logica achter de definities:

• Goed: De medewerker kan anderen opleiden in deze vaardigheid. Hij of zij is de expert.
• Voldoende: De medewerker kan de taak zelfstandig uitvoeren zonder hulp. Er is geen risico voor het project.
• Onvoldoende: De medewerker kan deze taak (nog) niet zelfstandig uitvoeren. Hulp is nodig of scholing is vereist.
• N.v.t.: De vaardigheid hoort niet bij deze functie.

Door tekst te gebruiken, ontstaat er geen discussie. In de matrix van BouwPartner ziet een stukje er zo uit. Let op de opmaak: rood voor 'Onvoldoende', oranje voor 'Voldoende' en groen voor 'Goed'. Dat maakt het scanbaar.

Tekenaar - Vaardigheden:

• AutoCAD 2D: Goed
• AutoCAD 3D: Voldoende
• Revit: Onvoldoende

Waarom deze aanpak? Omdat een matrix een hulpmiddel is voor de leidinggevende, niet een beloningssysteem. De kleuren schreeuwen om actie. Die 'Revit' bij de Tekenaar is een directe actiepunt. Nu is het duidelijk: hier moet geld en tijd in gestoken worden.

De leegtes: Zo ontdek je je risico's

Een competentiematrix is pas echt nuttig als je de gaten vindt. BouwPartner heeft twee cruciale checks ingebouwd. De eerste is de 'Sleutelfunctie-check'. Wat gebeurt er als de enige persoon die 'Begrotingen' kan maken (score 'Goed') ziek wordt? Dan staat het bedrijf stil. De matrix moet laten zien hoe groot dat risico is.

De tweede check is de 'Groeipad-check'. Waar wil je naartoe? Een Junior Tekenaar wil promoveren naar Tekenaar. De matrix legt naast elkaar wat de junior nu kan en wat hij moet kunnen voor de volgende stap. Dat is een krachtig tool voor de functioneringsgesprekken.

Bij BouwPartner staan deze zaken in een apart tabblad van het Excel-bestand, of onderaan het overzicht. Ze maken het visueel.

Risico-analyse: Sleutelfuncties

Let op: De functie 'Hoofd Calculatie' heeft maar één medewerker met score 'Goed' (Dhr. Visser).

• Risico: Hoog (Ziekte of vertrek Dhr. Visser stopt de aanbestedingen).
• Actie: Medewerker J. de Jong (score 'Voldoende') moet dit jaar naar 'Goed' getraind worden.

Competentie-Gat: Junior Uitvoerder

Doel: promotie naar Uitvoerder over 12 maanden.

• Huidig: VCA VOL (Goed), Calculatie (Onvoldoende).
• Benodigd: Calculatie (Voldoende).
• Plan: Inhuren externe cursus 'Begrotingen voor Uitvoerders' in Q3.

Waarom deze sectie essentieel is? Omdat het de matrix transformeert van een statisch lijstje naar een strategisch plan. Je ziet nu niet alleen wie wat kan, maar ook wat het gevaar is voor de continuïteit en hoe je iemand verder helpt. Dit maakt het document onmisbaar.

Onderhoud: De matrix is nooit af

Een competentiematrix die in de la verdwijnt, is nutteloos. BouwPartner behandelt het als een levend document. De status verandert namelijk continu. Iemand haalt een certificaat, iemand anders vergeet vaardigheden door desinteresse. De matrix moet dat bijhouden.

De werkwijze is simpel en streng. De leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor de update. Dit gebeurt vier keer per jaar, direct na de maandrapportages. De HR-afdeling bewaakt het proces, maar de inhoud is aan de lijnmanager. Iedere wijziging wordt gedateerd. Zo ontstaat een historie.

Hieronder zie je hoe BouwPartner de status bijhoudt. Ze hebben een extra kolom 'Laatste Update' en 'Volgende Evaluatie'. Dit voorkomt dat oude informatie wordt gebruikt voor cruciale beslissingen.

Overzicht Wijzigingen Q2 Medewerker | Vaardigheid | Oude Status | Nieuwe Status | Reden | Datum --- | --- | --- | --- | --- | --- P. de Vries | BIM Coordinatie | Onvoldoende | Voldoende | Cursus afgerond | 15-05-2024 M. Bakker | Calculatie | Voldoende | Goed | 3 projecten zelfstandig gedraaid | 20-05-2024

Deze aanpak zorgt voor eigenaarschap. De leidinggevende moet de matrix verdedigen. Als hij zegt dat iemand 'Goed' is, moet hij dat kunnen onderbouwen met resultaten. De matrix is dus niet alleen een HR-tool, maar ook een spiegel voor het management.